الرئيسية / تنمية الذات / ثلاث مناهج فعالة لإدارة وقتك

ثلاث مناهج فعالة لإدارة وقتك

منهجية ادارة الوقت و النجاح في العمل
GearBest WW

لقد سمعنا جميعًا شكاوي مفادها أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل ما يلزم لإنجازه. يمكن لبعض المهارات  والمناهج الأساسية في  على تحقيق أقصى قدر من الوقت الكافي لديك. تعلم كيفية تنظيم وقتك بحكمة لإنجاز المزيد من المهام  في الوقت الذي لديك.

ثلاث مناهج فعالة لادارة الوقت
ثلاث مناهج فعالة لادارة الوقت

المنهجية الاولى:تحديد كيف تقضي وقتك

1.راقب ما تقوم به على أساس يومي وقم بتدوين مقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بذلك. قد تندهش من مقدار الوقت الذي تهدره فعليًا على مدار اليوم عند مقارنته بالمبلغ الفعلي للعمل الذي يتم إنجازه. 

 

2.تسجيل جميع الأنشطة الخاصة بك في جهاز كمبيوتر محمول. بمجرد معرفة ما تفعله كل يوم ومقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بذلك ، اكتبه في دفتر ملاحظات. إن وضع كل هذه المعلومات في مكان واحد ورؤيتها في صفحة واحدة سيسمح لك بتحديد الأنماط ، وربما المجالات التي قد تضيّع فيها وقتك. 

 

كن شاملًا وواضحًا عند إدخال الإدخالات في دفتر الملاحظات هذا. لا تقم بمحاذاة أحداث منفصلة في إدخال واحد ، ولا تغفل المهام الصغيرة ، وتأكد من كتابة الأوقات الدقيقة عند تقييم كيف ينهار يومك.

يمكن أن يكون من المفيد تصنيف أنواع معينة من الأنشطة. على سبيل المثال ، كتابة الأعمال المنزلية باللون الأزرق ، وأنشطة العمل في الأنشطة الحمراء والترفيهية باللون الأسود. سيساعدك هذا على تصور كيفية إنفاق وقتك.

تقييم كيفية إنفاق وقتك. ساعة تقضيها في اليوم؟ 2 ساعة لتحديد مكان لتناول الطعام؟ 8 ساعات في تصفح الإنترنت؟ابحث عن أنماط لكيفية قضاء وقتك وتحديد ما هو ضروري وما هو غير ذلك. 

هل تضيع الوقت لأنك تفتقر إلى ضبط النفس؟ هل المماطلة في كثير من الأحيان؟ هل تتحمل الكثير من المسؤولية؟هذه كلها أسئلة تحتاج إلى طرحها على نفسك أثناء تقييم كيفية قضاء وقتك. 

قد تجد أنك تفكك الأنشطة على مدار اليوم بطرق غير منطقية. على سبيل المثال ، ربما لا يكون من الحكمة العمل لمدة نصف ساعة ، ثم قضاء 10 دقائق في التعامل مع الأمور التافهة ، فقط للعودة إلى العمل لمدة نصف ساعة أخرى.ستكون أكثر تركيزًا وإنتاجية إذا كنت تعمل لمدة ساعة فقط وتتعامل مع الأمور التافهة في وقت لاحق.من الأفضل مهاجمة مهامك عن طريق “الفصل”. Chunking هي طريقة تقوم فيها بتخصيص مقدار محدد مسبقًا من الوقت لمهمة واحدة دون تشتيت انتباهك.

النظر في التعديلات. الآن بعد أن تعرفت على وجه الدقة وإلى أين تذهب وقتك ، ابدأ بإجراء تعديلات نشطة على جدولك الزمني. تأكد من تحديد المناطق التي لا يمكن أو لا ينبغي تخفيضها ببساطة لمخاوف الوقت. لمجرد أن شيئًا ما يستغرق وقتًا طويلاً لا يعني أن الوقت قد ضاع. 

اذا كنت تقضي 3 ساعات في اليوم في إرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل ، فمن غير المحتمل أن تتمكن من تقليل الوقت المنقضي على هذا النشاط. ومع ذلك ، إذا كنت ترسل أربعة أو خمسة رسائل بريد إلكتروني شخصية بين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، يمكنك بالتأكيد تقليل الوقت الذي تخصصه في رسائل البريد الإلكتروني.

تغيير عاداتك ومعاييرك. مهما كانت مشكلة إدارة الوقت لديك ، فهناك حل. بمجرد أن تقرر أين تضيع الوقت أو كيف يجب أن تقضي وقتك ، ستحتاج إلى بذل جهود متضافرة لتغيير عادات إدارة الوقت لديك. 

إذا كنت تنفق الكثير من الوقت في تنظيف منزلك أو طهي وجبات الطعام ، ففكر في استئجار مساعدة منزلية مثل الخادمة أو الطباخ. بالنسبة لبعض الناس ، فإن وقتهم أكثر قيمة من أموالهم.

ربما تقضي جزءًا كبيرًا من يومك في تصفح الإنترنت بلا هدف. يمكنك تقييد وصولك إلى بعض مواقع الإنترنت أو حسابات الشبكات الاجتماعية عندما يفترض بك أن تعمل على شيء آخر.

المنهجية الثانية: تجنب الانحرافات:

إذا كنت تنفق جزءًا كبيرًا من وقتك على شيء لا ينتج عنه أي نتائج مرغوبة بالنسبة لك ، فمن المحتمل أن يكون مجرد إلهاء في حياتك يجب تجنبه.

إذا كنت تعمل في مكتب ، فمن المحتمل أن ترى العديد من زملائك في العمل كمشغلات. تأكد من تجنب الحديث الصغير أو الدردشة الخاطئة التي لا قيمة لها عندما تكون على مدار الساعة. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن موقفك في المكتب لا يقل أهمية عن تقدمك الوظيفي كمهارات في إدارة الوقت ، لذا لا تكن فظًا.

الطريقة الثاثة:  استخدام وقتك بكفاءة.

اكتب كل شيء. لا تعتمد على ذاكرتك للحصول على المهام التي تحتاجها لإنجازها. اكتب كل ما تحتاج إلى القيام به في مكان واحد وكن مستعدًا للإشارة إلى هذه القائمة كثيرًا من أجل تحقيق جميع أهدافك. حتى لو كانت المهمة تبدو بسيطة أو عادية ، قم بكتابتها. يجب ملء مخططك اليومي بتعليقات صغيرة مثل “Call Steve” أو “Look up profit margins” أو “Email boss”.تأكد من حمل مفكرة معك في جميع الأوقات وقم بتدوين المهام عند ظهورها. كنت تعتقد أنك سوف تتذكر أن تكتبها في وقت لاحق ، ولكنك قد لا تفعل ذلك.

الاستفادة من التقويم. ستساعدك الإضافة البسيطة للتقويم أو المخطط اليومي على مجموعة من الأدوات التنظيمية على تنظيم الوقت بكفاءة. اكتب كل موعد أو مهمة أو اجتماع جديد يتم إضافته إلى جدولك. خذ بعض الوقت كل صباح لمراجعة التقويم الخاص بك لهذا اليوم حتى تعرف ما هو أمامك. 

تجنب الالتزام المزدوج. يمكنك تنظيم جدولك عن طريق تجنب الاكتساب بنفسك أو الالتزام بمشروعات أو أحداث كثيرة في وقت واحد. تحقق من التقويم قبل الموافقة على أي شيء للتحقق من أن الوقت المطلوب مجاني. سيعمل ذلك على تنظيم وقتك والحفاظ على اتصالك بجدولك المعتاد.

يحذف الانحرافات. نظّم وقتك بشكل منتج من خلال إزالة العناصر التي يمكن أن تشتت الانتباه أو تسبب لك الابتعاد عن المسار وخلف الجدول الزمني. حافظ على نظام التلفزيون وألعاب الفيديو خارج المنطقة التي تدرس فيها أو تجري فواتيرك بحيث تركز على المهام التي يجب القيام بها أولاً وحفظ الأشياء الممتعة في وقت لاحق.

تحديد أولويات المهام الخاصة بك. إدارة وقتك بحكمة من خلال التخطيط لإنجاز المهام الأكثر أهمية أو حساسة للوقت أولا. لاحظ ذلك في جدولك باستخدام أداة تمييز ألوان خاصة أو ملصق صغير. قم بجدولة هذه المهام ذات الأولوية العليا أولاً لمنح نفسك الوقت الكافي لإكمالها ، ثم اعمل على تقليل الأشياء الحساسة للوقت حول الأشياء ذات الأولوية. كن مستعدًا لتغيير أولوياتك من وقت لآخر. تأتي الأمور في آخر لحظة وستتطلب اهتمامك الفوري. سيكون عليك إيقاف ما تقوم به وإعادة تركيز طاقتك ووقتك على هدف اللحظة الأخيرة من وقت لآخر. فقط تأكد من أنه لا يحدث في كثير من الأحيان.إذا وجدت نفسك دائمًا يعيد ترتيب أولوياتك على مدار اليوم ، فهناك خطأ ما. في حين أنه من المتوقع حدوث تعديلات طفيفة على الجدول الزمني ، إلا أن الاضطرار إلى إجراء تعديلات متسقة قد يعني أنك لا تحدد الأولويات بشكل صحيح في المقام الأول.

ترتيب الاولويات  في ادارة الوقت

ترتيب الاولويات

كن واقعيا. اسمح لنفسك بالوقت الواقعي لإكمال كل مهمة. إذا كنت تعتقد أن شيئًا ما سيستغرق ما بين نصف ساعة وساعة حتى تكتمل ، اعط نفسك ساعة كاملة. كونك واقعي حول المدة التي سيستغرقها الأمر سوف يمنعك من الانهيار أو التأخر عن الجدول الزمني. 

من الأفضل دائمًا أن تخطئ إلى جانب الحذر وأن تمنح نفسك المزيد من الوقت أكثر مما تحتاجه. إذا أنهيت مهمتك مبكرًا ، فستكون لديك حرية الانتقال إلى المهمة التالية – التي لن تؤثر في النهاية على إنتاجيتك.

جدولة الأساسيات. تذكر تضمين أوقات أساسيات الحياة اليومية ، مثل الأكل والاستحمام ، في جدول مواعيدك. قد يبدو ذلك كأنه طبيعة ثانية ، ولكن من المهم إتاحة الوقت لهم ضمن المهام المجدولة الأخرى لضمان عدم تخطيهم وعدم وضعهم خلف الجدول الزمني. تجنب الاعتماد على أشخاص آخرين لتذكيرك بشيء ما. هم فقط من المرجح أن ننسى ذلك كما أنت.إذا كان هناك شيء مهم للغاية ، فقم بترتيب تذكيرات متعددة لنفسك. يمكنك التغاضي عن ملاحظة لاصقة واحدة أو تنبيه عبر الهاتف.

  1. طلب المساعدة. اطلب من شخص آخر الحصول على المساعدة وتفويض المهام الصغيرة إذا لزم الأمر. وسوف يفيد الجدول الزمني الخاص بك بشكل عام إذا كنت تبتلع كبرياءك واطلب من شخص ما أن يدخله ببعض الأعمال الصغيرة حول المنزل أو مع الاهتمام بالعشاء في أيام الأسبوع المزدحمة. 

    • تأكد من تفويض المسؤوليات للأشخاص المؤهلين. شخص ما الحصول على العمل المنجز ليس كافيًا. تريدهم أن ينجزوا العمل بشكل جيد.

    • لا تجعل عادة من رهن عملك من الآخرين. لا يعكس مهارات إدارة الوقت الجيدة. انها مجرد يجعلك تبدو كسول وغير مدفوعة.

  2. قياس الإنتاجية الخاصة بك. من وقت لآخر ، من الضروري أن تأخذ خطوة إلى الوراء وتحلل ما أنجزته ، ومدى أدائك ، وكم من الوقت استغرق. يمكن أن يساعدك تقييم هذه الجوانب من عملك وحياتك في إجراء تغييرات على الجدول الزمني ونمط العملية اليومي ، مما ينتج عنه نتائج فعالة بشكل مدهش.

  3. كافئ نفسك. إن العمل بكد أو في كثير من الأحيان قد يؤدي إلى الإرهاق ، مما يجعل من الصعب التركيز على أبسط المهام. لذا ، خذ بعض الوقت للاحتفال بما أنجزته من وقت لآخر و كافئ نفسك بشيء تستمتع به حقًا. 

    • تأكد من تخصيص وقت التوقف للاستمتاع بنفسك. أوقف تشغيل هاتف العمل وتجنب الرد على رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت تقوم بخلط العمل مع وقت فراغك ، فأنت لا تكافئ نفسك أو تتجنب الحرق.

    • إذا كنت تعمل من الاثنين إلى الجمعة ، خذ عطلة نهاية الأسبوع. إذا كنت تعمل لمدة ثلاثة أشهر مباشرة في مشروع واحد ، فخذ عطلة قصيرة عند الانتهاء منها.

 

اخيرا:

إذا كنت تعيد ترتيب أولوياتك باستمرار على مدار اليوم ، فهذا يعني:أنت لا تكون واقعيا حول المدة التي ستستغرقها مشاريعك.أنت على استعداد لاتخاذ مشاريع الآخرين.لم تحدد الأولويات بشكل صحيح في المقام الأول.

عن abou houcem

مدون عربي مهتم بمجال التعليم و الدراسة و النجاح

شاهد أيضاً

لتنغيس عن المشاعر

التنفيس عن المشاعر

قد تتعرض الى ضغوط نفسية في حياتك ، كيف بمنك التنفيس عن هذه الضغوط و الخروج من أومتك النفسية بنجاح

%d مدونون معجبون بهذه: